1. Vilka personuppgifter vi samlar in och varför
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer. Det kan också vara exempelvis ordernummer och IP-nummer om de kan kopplas till fysiska personer.
Uppgifter som samlas in för att hantera en order
När du bokar en produkt hos Panorama SFX samlar vi in personuppgifter från dig för att kunna fullgöra din beställning.
Exempel på sådana uppgifter kan vara
▪ Identitetsuppgifter, tex namn och adress.
▪ Kontaktuppgifter, tex adress och e-postadress.
▪ Orderuppgifter, tex ordernummer, leveransadress och vilka produkter du beställt.
▪ Information om dina köp, inklusive vad du köpt och när du köpte det, hur du betalade samt kredit- eller annan betalningsinformation.
Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt
Vi samlar in personuppgifter när du kontaktar oss i syfte att hantera kundförhållandet mellan oss. I första hand samlar vi in de personuppgifter som behövs för att kunna besvara din fråga eller hantera ditt ärende.
Uppgifter som samlas in via Mitt Konto
Om du registrerar en användaridentitet på sfxshop.se(Mitt konto) samlar vi in din e-postadress för att skapa inloggningen. På Mitt Konto kan du sedan administrera dina uppgifter.
2. Hur vi använder och lagrar dina uppgifter
Panorama SFX’s rättsliga grund att behandla dina personuppgifter
Panorama SFX behandlar dina personuppgifter lagenligt. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av flera rättsliga grunder, såsom fullgörande av avtalet, baserat på en intresseavvägning eller specifikt samtycke från dig, eller med stöd av att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga förpliktelser. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå vara nödvändig att spara för andra ändamål där personuppgiften fortfarande behövs. I huvudsak behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra ett avtal i vilket du är part, exempelvis vid köp av produkt.
Administration av dina köp
För att kunna leverera de tjänster och produkter du har beställt av oss (dvs. fullgöra avtalet) använder vi dina personuppgifter på olika sätt. Uppgifterna används för att ställa ut orderbekräftelse, för att boka frakt med DHL eller annan budfirma och genomföra betalningen av de produkter du har beställt.
Administration av ditt köp inkluderar också användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision, kredit eller andra verifieringar av betalkort och tullkontroll (dvs. fullgöra rättsliga förpliktelser).
För att kunna tillhandahålla dig kundservice
Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer. Vi använder ditt namn och ordernummer för att identifiera dig och ditt köp. Vi använder dina kontaktuppgifter, som e-postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor och ärenden. Detta gör vi för att kunna fullgöra avtalet med dig och med stöd av vårt berättigade intresse att ge dig god service. Vi kan också komma att använda de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i det enskilda fallet.
Utskick av information
När du genomfört ett köp hos oss använder vi dina personuppgifter för att skicka orderbekräftelse, viktig information om din produkt och erbjudanden kopplade till produkten (dvs. för att fullgöra avtalet och med stöd av vårt berättigade intresse av att marknadsföra våra produkter och tjänster).
Marknadsföring och personifiering
Vi vill gärna skicka relevanta erbjudanden och nyheter till dig om våra produkter och tjänster. Uppgifter så som information kring dina tidigare köp kan användas av Panorama SFX för att kontakta dig per post, e-post eller telefon i marknadsföringssammanhang. På så sätt kan vi skräddarsy vår kommunikation så att den blir mer relevant för dig. Vi kan också skicka information om samarbetspartners produkter och tjänster som vi tror kan vara intressanta för dig.
Om du inte önskar motta marknadsföring från oss kan du närsomhelst avböja sådan genom att maila till william@panoramasfx.se
Lagkrav
Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och redovisning.
Lagringstider
Vi sparar aldrig data längre än vad vi behöver och använder enbart dina personuppgifter för de ändamål som framgår av denna policy. Därefter kommer vi på ett säkert sätt att ta bort dina personuppgifter. Samma personuppgift kan dock lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Detta innebär att vi kan komma att radera en uppgift ur ett system när den inte längre behövs där, samtidigt som uppgiften kan komma att fortsätta lagras i ett annat system om ändamålet finns kvar för just det systemet.
Om uppgifter behövs efter denna period för analytiska, historiska eller andra legitima kommersiella syften kommer vi vidta lämpliga åtgärder för att anonymisera dessa uppgifter så att dessa inte längre utgör personuppgifter.
De personuppgifter vi samlar in vid en beställning sparas i vår kunddatabas i fem år. Om du inom fem år gör en ny beställning kommer uppgifter om tidigare bokningar/produkter att sparas ytterligare fem år. Personuppgifterna lagras som underlag för marknads- och kundanalyser, för statistikändamål samt för att kunna ge dig en bättre service. Personuppgifterna sparas också för att vi ska kunna uppfylla de lagkrav avseende tillsyn som finns för våra produkter och för att det ska finnas dokumentation kring beställningen vid en eventuell reklamation. Vid reklamationer kan vissa uppgifter komma att sparas i tio år för att vi ska ha möjlighet att försvara oss mot rättsliga anspråk.
Enligt lag är vi skyldiga att bokföra och bevara vissa uppgifter som utgör räkenskapsinformation. Vi måste därför lagra dessa uppgifter i cirka sju år.
3. Utlämning av personuppgifter
För att kunna fullgöra den beställning du gjort hos oss, kan vi behöva dela dina personuppgifter med våra underleverantörer och samarbetspartners. Vi delar enbart personuppgifter med dessa i den mån det är nödvändigt för att de ska kunna tillhandahålla deras tjänster till dig och oss och de får enbart tillgång till de personuppgifter som är nödvändiga.
Tjänsteleverantörer
För att uppfylla ändamålen med vår behandling av dina personuppgifter delar vi dina personuppgifter med företag som tillhandahåller tjänster till Panorama SFX, t.ex. för att hantera leverans av dina varor. Dessa företag får endast behandla dina personuppgifter enligt våra uttryckliga instruktioner och får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. De är även skyldiga enligt lag och avtal att skydda dina personuppgifter.
Frakt – DHL
Vi samarbetar med DHL som i sin tur får tillgång till de personuppgifter som behövs för att en beställning ska kunna genomföras. Det är i förekommande fall uppgifter om adress, namn och telefonummer till beställlaren.
Frakt – Bud
Precis som med DHL samarbetar vi även med budfirmor. Best transport och Budwheels får tillgång till de personuppgifter som behövs för att en beställning ska kunna genomföras. Det är i förekommande fall uppgifter om adress, namn och telefonummer till beställlaren.
Inom Panorama SFX
Vår Integritetspolicy gäller för alla koncern-och dotterbolag inom Panorama SFX. Vilket betyder att Panorama SFX AB har samma tillgång till personuppgifter som den specifika destination eller avdelning du lokalt varit i kontakt med. Dock med den begränsning att den enskilde medarbetaren endast kan se sådan information som är relevant för att utföra dennes arbetsuppgifter.
4. Dina rättigheter
Nödvändig hantering av personuppgifter och hantering med stöd av samtycke
Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen.
Återkallelse av samtycke
Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna nedan. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att anonymisera de personuppgifter vi har om dig, och upphöra med den behandling som omfattades av samtycket, t.ex. gällande profilering. Detta gör du enkelt genom ta kontakt med William på mail; william@panoramasfx.se.
Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av samtycke och med stöd av att uppgiften är nödvändig eller med stöd av andra regler. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål.
Rätt att få information om vilka personuppgifter vi har sparade om dig
Utöver att du online har tillgång till de personuppgifter som är relaterade till Mitt Konto eller din beställning, har du rätt att få en kopia på de personuppgifter som vi har om dig.
Rätt till kontroll över dina personuppgifter
Du har rätt att begära att uppgifterna om dig ska raderas, kompletteras eller rättas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till vissa ändamål och till exempel inte används för direktreklam eller s.k. profilering.
Personuppgiftsbiträde
William Bellbrant
070 314 90 80